Hiệu quả của việc áp dụng phần mềm DMS trong ngành dược

Phần mềm DMS (Quản lý Hệ thống phân phối) đã trở nên rất quen thuộc đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và phân phối. Nó đã xuất hiện với mục tiêu hỗ trợ doanh nghiệp nâng cao khả năng tiếp cận và tương tác với khách hàng của họ. Vậy, hãy cùng Winmap khám phá những tính năng và ưu điểm của hệ thống DMS trong bài viết sau đây nhé!

Phần mềm DMS cho ngành Dược phẩm – Y tế là gì?

Phần mềm DMS (Quản lý Hệ thống phân phối) đã trở nên rất quen thuộc đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và phân phối. Nó đã xuất hiện với mục tiêu hỗ trợ doanh nghiệp nâng cao khả năng tiếp cận và tương tác với khách hàng của họ. Vậy, hãy cùng Winmap khám phá những tính năng và ưu điểm của hệ thống DMS trong bài viết sau đây.

Phần mềm DMS dành cho lĩnh vực Dược phẩm – Y tế là một ứng dụng DMS được tạo riêng để hỗ trợ doanh nghiệp Dược phẩm tối ưu hóa quản lý hệ thống phân phối. Nó bao gồm việc theo dõi toàn bộ quá trình trên kênh phân phối, bao gồm hiệu suất của đội ngũ trình dược viên, quản lý nhà phân phối, đại lý và các cửa hàng hiệu thuốc, cũng như hoạt động các chương trình bán hàng như khuyến mãi, trả thưởng, tích lũy, trưng bày sản phẩm, và theo dõi tình hình tồn kho trên thị trường – tất cả đều được cập nhật theo thời gian thực để giúp nhà quản lý có cái nhìn tổng quan và quản lý hiệu quả.

Đối tượng sử dụng phần mềm DMS

Phần mềm DMS dành cho lĩnh vực Dược phẩm – Y tế phù hợp với các doanh nghiệp tham gia trong việc sản xuất và phân phối sản phẩm ra thị trường thông qua đội ngũ trình dược viên.

Các đối tượng trực tiếp sử dụng phần mềm DMS bao gồm:

• Trình dược viên
• Giám sát bán hàng (SS)
• Cấp quản lý vùng/miền (nếu có): RSM – ASM – TSM – NSM
• Giám đốc kinh doanh
• Kế toán bán hàng và Thủ kho
• Lãnh đạo công ty
• Chủ hiệu thuốc (Trong trường hợp doanh nghiệp triển khai phần mềm để tương tác trực tiếp với các hiệu thuốc trong hệ thống phân phối của họ, không thông qua Trình dược viên)

Đối với các Nhà phân phối Dược có ít hơn 10 trình dược viên, chỉ những đối tượng như trình dược viên và chủ doanh nghiệp sẽ tham gia sử dụng phần mềm DMS.

Lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý phân phối DMS trong ngành dược

Mặc dù ngành dược phẩm tại Việt Nam đang trải qua tăng trưởng ấn tượng, thì không nên lơi cuốn bởi sự thành công mà quên mất rằng việc duy trì và nâng cao chất lượng hoạt động là vô cùng quan trọng. Việc áp dụng hệ thống DMS trong quản lý phân phối là một phần quan trọng trong việc cải thiện và làm mới chuỗi cung ứng, và không nên bỏ lỡ.

Các kênh phân phối trong ngành dược

Thông thường, ngành dược thường sử dụng ba kênh phân phối chính:

• ETC (Bệnh viện)
• OTC (Điểm bán lẻ)
• Phòng khám tư

Ngoài ra, để đáp ứng nhanh chóng nhu cầu tiêu dùng mới, gần đây đã xuất hiện thêm một số kênh phân phối thuốc khác, được gọi là Modern Trade – Siêu thị thuốc và chuỗi nhà thuốc chuẩn GPP.

Vì có nhiều kênh phân phối và việc quản lý hệ thống phân phối bằng cách thủ công gặp nhiều khó khăn, các doanh nghiệp trong ngành Dược tại Việt Nam phải đối mặt với các thách thức sau:

• Trình dược viên viết và ghi chép dữ liệu bằng tay trên sổ sách và giấy tờ, dẫn đến tốn nhiều thời gian kiểm tra đơn hàng và đơn thuốc của khách hàng.
• Không thể theo dõi tiến độ công việc của trình dược viên tại các điểm phân phối.
• Khó khăn trong việc theo dõi đơn hàng và quản lý khách hàng đã mua thuốc tại cửa hàng.
• Dữ liệu lớn và khó kiểm soát, thậm chí có thể bị thay đổi mà không được thông báo.
• Không có cách nào để giám sát việc trưng bày sản phẩm trên kệ.
• Khó nắm bắt tình trạng công nợ và hoạt động mua sắm của các đại lý.

Để cải thiện hệ thống phân phối và khắc phục những khuyết điểm này, các doanh nghiệp trong ngành Dược đã thay đổi chiến lược bằng cách sử dụng phần mềm SalesUp DMS trong quá trình phân phối và đã đạt được những kết quả tích cực và cải tiến đáng kể.

Đối với các quản lý và trình dược viên

• Đảm bảo kiểm soát và thúc đẩy hiệu suất tối ưu bằng cách sử dụng các chỉ tiêu (KPI) cùng với các công cụ đo lường chính xác và hiệu quả.
• Theo dõi vị trí và lộ trình di chuyển thông qua hệ thống GPS theo thời gian thực.

Tự động hóa các quy trình làm việc để nhân viên có thể phục vụ nhiều khách hàng hơn mà không cần tuyển thêm nhân sự, đồng thời giúp quản lý tiết kiệm thời gian quản lý.

Đối với quy trình đặt hàng

• Thực hiện đặt hàng tự động để tự động hóa quy trình đặt hàng, loại bỏ các bước thủ công phức tạp. Điều này giúp sản phẩm đến các đại lý một cách nhanh chóng, giảm thời gian và giảm nguy cơ sai sót trong dữ liệu.
• Doanh nghiệp có khả năng kiểm soát tồn kho và tối ưu hóa việc quản lý lưu thông sản phẩm trên chuỗi phân phối của họ.

Quản lý hiệu quả các chương trình Trade Marketing

• Đa dạng các hình thức khuyến mãi, tích lũy, và trưng bày sản phẩm.

• Xây dựng và quản lý ngân sách khuyến mãi chi tiết.

• Áp dụng chương trình trên các đối tượng cụ thể hoặc kết hợp nhiều nhóm đối tượng.

Đối với quá trình bán hàng

• Tăng cường hiệu suất bán hàng thông qua thiết bị PDA (Personal Digital Assistant).
• Tiếp nhận và xử lý đơn hàng cũng như thực hiện tự động các chương trình khuyến mãi.
• Giam sát tình hình đạt chỉ tiêu ngay trên điện thoại
• Sử dụng dữ liệu lịch sử để xác định mục tiêu tại từng điểm bán.
• Xác định vị trí cửa hàng và ghi nhận các lần viếng thăm của khách hàng.

Hiệu quả trong quản lý trưng bày

• Phân bổ vị trí trưng bày sản phẩm một cách hiệu quả, giám sát và quản lý sản phẩm trưng bày tại các điểm phân phối.
• Chụp hình sản phẩm trưng bày ngay tại các điểm bán hàng trên tuyến phân phối.
• Thực hiện kiểm tra trạng thái trưng bày bằng smartphone.

Hiệu quả trong quản lý các cửa hàng hiệu thuốc

• Theo dõi lượng tồn kho, thông tin đặt hàng, và lịch sử mua sắm tại các điểm bán.
• Quản lý công nợ 
• Theo dõi mức bao phủ sản phẩm tại các điểm bán thông qua bản đồ nhiệt.